Sæt borgerne i centrum – digital forvaltning i Odder Kommune
Af Claus Buur Rasmussen, Webmaster Odder Kommune

Odder Kommune giver med lanceringen af Odderweb.dk et anderledes bud på personlig elektronisk betjening af borgerne

Odder Kommune driver i dag portalen oddernettet.dk. Her er strategien, at vil man have succes med digital forvaltning og elektronisk demokrati, så skal man også have højt besøgstal på hjemmesiden. Strategien er langt hen af vejen også lykkedes ved bl.a. at lave daglige nyheder, hele kommunens aktivitetskalender, afstemninger, jobannoncer, nyhedsbreve og fokus på debat og dialog. Det er ting som alt sammen er med til at lokke folk ind i butikken. Men endnu vigtigere sikre at de også, at de vendte tilbage.

Selvbetjening i Odder
Odder Kommune har i dag en lang række selvbetjeningsløsninger. Nogle af dem henviser til andre sider som f.eks. Told og skat, hvor hele 340.000 borgere indtastet i 2001 deres selvangivelse via Internettet.

Men hvorfor altid fokusere på Told og skats succes, når man vil fremhæve en succes om digital forvaltning? Bibliotekerne er mindst lige så gode til at få folk til at betjene sig selv via nettet
På Odder Biblioteket reserverer folk selv omkring 60 % deres materiale via Internettet. 

Besked om reserveringer og hjemkaldelser kan selvfølgelig også ske via e-mail i stedet for med "traditionel" post. Og man kan abonnere på en elektronisk service, der fortæller een om nye materialer inden for de emner man interesserer sig for.

Har man en bøde, så kan den betales med dankort via Nettet. Og skal man booke en computer gøres det selvfølgelig også via Internettet.

Som det første bibliotek i Danmark har man desuden taget den digitale signatur i brug, så folk nu kan tilmelde sig som lånere uden af møde fysisk op. Det betyder at de kan reservere materiale i basen, og først møde fysisk op, når de skal afhente det.

Indførelsen af Den Digitale signatur, betyder også at borgerne nu kan henvende sig sikkert til kommunen med breve som har et følsomt indhold. Eller bruge den til login til vores borgerweb/OdderWeb

Andre selvbetjeningsløsninger 
Folkeregistret har modtaget i alt 356 elektroniske blanketter i 2003. Det svarer groft sagt til en om dagen. Målet er, at få endnu flere elektroniske blanketter, som brugerne nemt kan bruge og som samtidig skriver data lige ned i kommunens systemer. 

Men selvbetjening drejer sig lige så meget om at folk selv finder deres oplysninger. Og her fandt 3324 borgere selv deres ejendomsoplysninger i løsningen ”Din Ejendom på nettet”.
Og her må man gå ud fra, at ud af de ca. 1200 besøgende vi har om dagen, må et højt antal borgere selv finder deres oplysningerne. På den måde spare kommunen tid på ikke at skulle betjene borgerne personligt, eller skulle svare på e-mails og telefon.

Næste skridt til at knytte borgerne endnu tættere til kommunen
Det næste skridt har været at knytte borgerne endnu tættere til kommunen. Derfor har vi lanceret odderweb.dk. Det er et login-beskyttet netværk, som giver borgeren en hjemmeside, der både kan bruges som præsentation udadtil og til private formål

Her kan man bl.a.:

• Abonnere på nyheder og information fra kommunen (vises på egen portal)
• Få direkte kontakt til kommunal information og betjen-dig-selv-funktioner
• Danne netværk på baggrund af interesse
• Opbygge hjemmesider
• Familie eller personer med tætte relationer kan danne ”Netværksfamilier” og dele information
• E-mail (webmail)
• Kalender (har bl.a. integration med Outlook og snart mobil telefon)
• Huskesedler (integration med mobiltelefon)
• Fora og debat
• Køb, salg og bytte

Det IT-motiverende og IT-oplærende er en væsentlig del af løsningen. Det skal være relevant, sjovt og udviklende for borgeren at bruge OdderWeb (en væsentlig forudsætning for den ønskede succes med digital forvaltning i kommunen). Det er bl.a. opnået med løsningens lokale omdrejningspunkt samt funktionernes personlige relevans og lette anvendelse. Familie, venner og andre berøringsflader får folk i gang på nettet og dermed indirekte i tættere kontakt med kommunens digitale forvaltning.

I forhold til kommunens forvaltning giver løsningen med en entydig personidentifikation og høje kryptering kommunen mulighed for en personlig og direkte borger-kontakt på Internettet. Desuden er afstanden blevet ”kortere” mellem borger og kommunens ”betjen-dig-selv-funktioner”.
Det er samtidig med til at sætte strøm til debat og kommunikation i kommunen gennem div. offentlige og lukkede fora, private hjemmesider, foreningshjemmesider m.v.
Snart vil det også være muligt at logge på OdderWeb, eller betjene sig selv med den digitale signatur

Der skal trafik på siden for at digital forvaltning virker
Mange kommuner og andre offentlige myndigheder har længe haft den tanke, at borgerne skulle komme til dem/deres hjemmeside for at betjene sig selv. Det er desværre bare ikke alle kommuners hjemmesider, der er lige spændende at besøge. Så mange steder har det givet alt for få besøgende. Og derfor batter det ikke rigtig noget - der skal folk ind i butikken for at de køber noget!

OdderWeb har på skrivende tidspunkt kørt i et år, og der er allerede omkring 1200 brugere på systemet. Og det er kun en start. Alle skolerne i kommunen er også ved at blive integreret i løsningen med elev- og lærerintranet og forældrenetværk. Desuden arbejdes der på en integration med portaler for daginstitutionerne og plejehjemmene i kommunen, med ekstranet-kontakt til pårørende m.v. Senere i år vil dele af kommunens Intranet være tilgængeligt via OdderWeb for ansatte.

Med skolernes Intranet kommer der automatisk 2500 nye brugere på. Og når Intranettet bliver tilgængeligt for ansatte, og kommunens mange foreninger i større omfang begynder at etablere sig, kommer der for alvor brugere på systemet. Det er nok ikke urealistisk at forvente op mod 4.500 brugere på systemet om et år fra nu (en fjerdedel af kommunens indbyggere). Så derfor har Odder Kommune med OdderWeb en unik chance for at få sætte tryk på digital forvaltning rettet mod borgeren.

Oplagt jobområde for bibliotekarer
Undertegnede som til dagligt står for kommunens hjemmeside og odderweb.dk er uddannet bibliotekar. Og jeg vil give både BF og Jytte Bræmer (se Bibliotekspressen nr. 13. 2003) ret i, at bibliotekarer i langt højere grad kan søge job indenfor digital forvaltning. Der er ikke hundredvis af job, men de der er, er simpelthen hamrende spændende at gå efter. 

Arbejdet med digital forvaltning passer som fod i hose med bibliotekarens evne til at bl.a. organisere, strukturere og systematisere informationer, hvad enten det er på en hjemmeside, database eller trykt information. Samtidig er formidlingsarbejdet utrolig vigtigt. Det hjælper ikke noget at have verdens fineste løsning, hvis ikke borgerne kender til den. Her er valget af en bibliotekar igen ideel med vores evne til at formidle. For bibliotekaren kan stå inde for at holde informationsmøder, undervise, lave brochurer etc. Vi skal bare også huske en gang imellem at gå ud og råbe højt om, hvor dygtige vi er, og hvor gode de løsninger, vi har lavet er. Her går for mange bibliotekarer desværre stadig i alt for små sko. Eller også spares en ordentlig lancering væk, og derfor hører man desværre for lidt til nogle af de mange flotte løsninger fra bibliotekernes hånd.

Da vi lancerede OdderWeb, lavede vi da også en flot husstandsomdelt brochure med alt hvad den kunne trække af flotte billeder og farver. Vi inviterede pressen og interessante personer indenfor de trykte, digitale og tv-medier, forskere, ministeren, TDC, KMD etc. for at høre om og se OdderWebs åbning. Interessen for Odder Kommunes måde at takle digital forvaltning på og knytte borgerne tættere til sig har da også efterfølgende været stor.

Det er simpelthen sindssygt spændende at være med til at lave sådanne projekter, og når vi så samtidig har kompetencerne til også at kunne stå inde for dem, så er det bare med at søge. Jeg har kendskab til at der bl.a. sidder bibliotekarer og arbejder med Horsens, Ringsted og Viborg Kommunes hjemmeside (og sikkert mange andre steder). Det er alle kommuner, der har markeret sig på det digitale Danmarkskort. Så døren til de kommunale stillinger er slået ind, og jeg kan kun anbefale andre at søge lignende job.

Claus Buur Rasmussen
Odder Kommune
claus_buur.rasmussen@odder.dk

[ Copyright © 2002 IT-faggruppen -  Sidst opdateret 21. October 2006 ]